PMC

Organisasi harus mengidentifikasi kebutuhan pelatihan. Itu harus mencakup semua personil yang pekerjaannya mungkin menyebabkan suatu dampak penting ke lingkungan memperoleh pelatihan

yang memadai.

Perusahaan harus membuat dan memelihara prosedur untuk menjadikan karyawan atau anggota pada fungsi dan tingkatan yang relevan peduli akan
a) pentingnya kesesuaian dengan kebijakan lingkungan dan prosedur dan dengan persyaratan sistem manajemen lingkungan.
b) Dampak penting lingkungan, aktual atau potensial, dari kegiatan kerjanya dan keuntungan lingkungan dari kinerja personil yang bertambah;
c) Peran dan tanggung jawab dalam mencapai kesesuaian dengan keibjakan lingkungan dan prosedur dan dengan persyaratan sistem manajemen lingkungan, termasuk persyaratan kesiagaan dan tanggung darurat.
d) Konsekuensi potensi deviasi dari posedur operasi yang ditetapkan

Personil yang melakukan tugas yang dapat menyebabkan dampak penting lingkungan harus kompeten dengan dasar pendidikan, pelatihan dan/atau pengalaman.
(Sumber: ISO 14001: 1996)

URAIAN
Organisasi harus mengidentifikasi kebutuhan pelatihan. Organisaasi harus mewajibkan semua personil yang pekerjaannya mungkin menyebabkan suatu dampak penting ke lingkungan telah mengikuti pelatihan yang memadai.

Kinerja sistem manajemen dapat dipertahankan secara konsisten jika kualitas personilnya tinggi, baik berdasarkan pada kualifikasi maupun pengalamannya. Perusahaan dapat membuat prosedur yang sangat baik dan menyediakan fasilitas pengendalian pencemaran seperti IPAL dan APPU tetapi semua kurang berarti jika para pegawainya tidak mampu untuk menjalankan prosedur dan alat tersebut dengan baik. Penulis sering melihat bahwa faktor manusia memegang peranan sangat penting dalam pelaksanaan sistem manajemen apapun. Bahkan banyak kegagalan berasal dari ketidakmampuan (kompetensi) para pegawai itu sendiri.

Semua karyawan memiliki sedikit banyak keterlibatannya dalam penerapan SML, tetapi Standar membantu meringankan beban tersebut dengan menyebutkan bahwa karyawan kunci bagi sistem adalah mereka yang dalam pekerjaanya mungkin menimbulkan dampak penting lingkungan, seperti misalnya karyawan produksi, operator IPAL, atau seksi utilitas energi dan air. Oleh karenanya, perusahaan harus melakukan identifikasi apakah orang-orang tersebut sudah memenuhi kualifikasi yang ditetapkan bagi jabatan-jabatan terkait. Seorang supervisor IPAL harus memiliki pendidikan dibidang IPAL atau pelatihan dan pengalaman mengenai hal itu. Jika tidak anda perlu untuk melihat situasi itu sebagai ‘gap’ antara kualifikasi operator tersebut dengan persyaratan yang diinginkan sehingga anda harus menutup perbedaan tersebut dengan memberikan pelatihan baginya.

Perusahaan harus membuat dan memelihara prosedur untuk menjadikan karyawan atau anggota pada fungsi dan tingkatan yang relevan peduli akan
1. pentingnya kesesuaian dengan kebijakan lingkungan dan prosedur dan dengan persyaratan sistem manajemen lingkungan.
2. Dampak penting lingkungan, aktual atau potensial, dari kegiatan kerjanya dan keuntungan lingkungan dari kinerja personil yang bertambah;
3. Peran dan tanggung jawab dalam mencapai kesesuaian dengan keibjakan lingkungan dan prosedur dan dengan persyaratan sistem manajemen lingkungan, termasuk persyaratan kesiagaan dan tanggung darurat.
4. Konsekuensi potensi deviasi dari posedur operasi yang ditetapkan

Sistem manajemen berarti suatu kerangka kerja bagi setiap orang yang berada di dalam sistem. Dengan kata lain, semua orang yang berada dan bekerja untuk organisasi merupakan bagian dari SML dan keterlibatan mereka merupakan kunci sukses dari sistem itu. Metoda yang baik, Material yang lengkap tidak ada artinya jika tidak ada cukup manusia yang terlibat dalam penyusunan dan pemeliharaan sistem itu. Ingat: manusia-lah yang terpenting dari semua itu.

Kepedulian tidak datang tiba-tiba tetapi memerlukan suatu proses, cepat atau lambat akan sangat berbeda dari satu perusahaan dengan perusahaan lain. Anda harus siap melewati suatu proses yang panjang sampai kepedulian bisa terlihat pada para karyawan. Satu kenyataan bahwa masalah lingkungan bukan merupakan tanggung jawab sehari-hari mereka, berbeda dengan masalah mutu yang sudah menyatu dengan kegiatan karyawan. Perlu waktu untuk menjadikan isu lingkungan ini menyatu dalam kegiatan mereka sehari-hari.

Personil yang melakukan tugas yang dapat menyebabkan dampak penting lingkungan harus kompeten dengan dasar pendidikan, pelatihan dan/atau pengalaman.

Kompetensi dapat dinilai dari pendidikan, pengalaman dan pelatihan yang harus dimiliki oleh suatu jabatan atau kewenangan tertentu. Sebagai seorang manajer lingkungan, orang tersebut harus memiliki pendidikan Sarjana atau SMA tetapi dengan pengalaman 5 tahun di perusahaan tersebut, Pelatihan tentang ISO 14001 secara mendalam, peraturan-peraturan lingkungan dan pengalaman sebagai manajer paling sedikit satu tahun.

Yang perlu dicatat adalah Andalah sebagai pemilik perusahaan yang menentukan kriteria kompetensi sehingga jangan sampai kriteria tersebut akan menjadi bumerang. Oleh karena anda menetapkan persyaratan yang tinggi terhadap jabatan tertentu, anda kemudian harus merotasi karyawan tanpa alasan yang cukup. Lebih baik bila kita membuat persyaratan atau kriteria yang realistis dimulai dari yang Anda miliki. Misalnya, manajer dapat dipegang oleh lulusaan sekolah menengah atas dengan pengalaman lebih dari 10 tahun. Di masa akan datang kriteria tersebut diperketat dimana untuk jabatan manajer harus memiliki pendidikan Sarjana.

PERMASALAHAN
1. Kepedulian terhadap SML diukur hanya dengan pernah mengikuti briefing mengenai SML tetapi bukan pada keikutsertaan karyawan dalam kegiatan mereka sehari-hari. Tidak ada pemantauan untuk melihat apakah karyawan berperan serta secara aktif terkait dengan penanganan isu-isu lingkungan.
2. Departemen tidak melakukan identifikasi kebutuhan pelatihan. Pada umumnya pelatihan ditetapkan oleh departemen SDM tanpa konsultasi dengan departemen/seksi terkait sehingga sama sekali tidak menggambarkan kebutuhan pelatihan para karyawan. Hal ini berarti bahwa banyak pekerjaan akan tetap dilakukan oleh orang yang tidak koompeten.
3. Tidak melaksanakan pelatihan yang telah direncanakan karena alasan biaya dan waktu merupakan masalah yang sering ditemui dan bentuk kurangnya komitmen manajemen. Perencanaan Pelatihan hanya berfungsi sebagai bukti dokumentasi kepada auditor atau pelanggan. Mereka tidak percaya dengan perubahan-perubahan baik yang bisa dibawa dari memberikan pelatihan ini.
4. Perusahaan tidak memasukkan kemampuan lingkungan di dalam definisi kompeten untuk suatu posisi kunci. Secara alami perusahaan akan melewatkan definisi kompetensi lingkungan karena berasumsi bahwa hal tersebut hanya berlaku untuk sistem manajemen mutu.

PENERAPAN
1. Membuat ‘gap’ antara kualifikasi personil dengan spesifikasi yang dinginkan berdasakran pada pendidikan, pelatihan dan pengalaman. Perusahaan harus membuat berdasarkan kualifikasi yang dimiliki para karyawan. Jika perusahaan anda sudah berumur 10 tahun lebih maka anda akan menemukan pada posisi penting dimiliki oleh orang-orang yang tidak lulus sarjana tetapi berpengalaman lebih dari 15 tahun. Jika persyaratan pendidikan ini mutlak bagi anda maka tidak ada salahnya untuk mengirim staf senior belajar lagi ke universitas yang justru mungkin menumbuhkan semangat buat mereka.
2. Menentukan kebutuhan untuk mencapai spesifikasi yang telah ditetapkan tersebut. Jika ‘gap’ telah diketahui maka perlu dibuat rencana jangka pendek – panjang untuk memberikan pengetahuan-pengetahuan tersebut. Rencana Pelatihan Tahunan merupakan contoh rencana jangka menengah.
3. Kepala departemen/seksi mengajukan usulan kebutuhan untuk personil terkait. Untuk mendapatkan rencana dan pelaksaanaan maksimal pihak SDM sebagai koordinator harus mendapatkan masukan-masukan dari departemen lain karena hanya mereka-lah yang tahu kualifikasi para stafnya.
4. Bagian SDM membuat rencana pelatihan dan penetapan prioritasnya yang sudah dilengkapi persetujuan dari manajemen sehingga ada jaminan bahwa pelatihan akan dapat dilakukan. Sering lebih mudah membuat rencana dan selalu ada godaan untuk mengurangi komitmen di tengah jalan.
5. Melaksanakan pelatihan sebanyak mungkin dari yang telah direncanakan, Mengevaluasi pelatihan sebagai suatu rujukan di masa depan dan yang lebih penting adalah menilai peningkatan kompetensi dengan pemberian pelatihan.

DOKUMENTASI
1. Manual lingkungan menjelaskan kebijakan, strategi dan bentuk-bentuk penerapan pengelolaan sumber daya manusia.
2. Prosedur pelatihan yang mencakup identifikasi, pelaksanaan, evaluasi pelatihan serta kaitannya dengan kompetensi.
3. Rencana pelatihan dan jadual pelatihan
4. Catatan pelaksanaan pelatihan
5. Catatan kualifikasi personil
6. Kuesioner evaluasi pelatihan
7. Form penilaian kompetensi

KESIMPULAN
Sumber daya manusia merupakan kunci keberhasilan sistem yang ditunjukkan dari tingkat kompetensinya. Pelatihan merupakan cara untuk menjamin bahwa faktor manusia merupakan kekuatan dari sistem dan bukan kelemahannya.

Sebagaimana disebutkan dimuka bahwa keefektifan sistem sangat tergantung kepada seberapa besar komitmen manajemen puncak dan seberapa baik kemampuan dan keterlibatan para pegawainya. Bukan kepada kelengkapan dokumentasi (seperti banyak ditemui pada penerapan Sistem Manajemen Mutu versi tahun 1994) namun kepada keandalan orang-orang untuk mencapai kinerja lingkungan terbaik.

Dengan demikian tanpa jaminan dari pelatihan yang baik, kepedulian oleh seluruh karyawan, dan kompetensi karyawan pada posisi-posisi kunci, pihak-pihak terkait (stakeholder) tidak mendapat keyakinan yang dibutuhkan bahwa keputusan dan tindakan dalam pengelolaan lingkungan perusahaan tersebut dibuat dengan pertimbangan dan oleh orang-orang terlatih dan kompeten.

CONTOH: PROSEDUR PELATIHAN DAN KOMPETENSI

PIC
TAHAPAN
DOKUMEN

Kepala Dept. atau Seksi

Kepala Dept. SDM

Trainee

Supervisor terlatih

Supervisor terlatih dan Kepala SDM

Identifikasi Kebutuhan Pelatihan
Pembuatan Rencana Pelatihan
Pelaksanaan Pelatihan
Evaluasi Pelaksanaan Pelatihan kepada : Pelaksana pelatihan
Karyawan yang Dilatih
Kompeten? Perlu dilatih ulang

Form identifikasi diisi oleh departement

Rencana Pelatihan Tahunan

Daftar Hadir
Sertifikat
Bahan Pelatihan

Kuesioner pelatihan
Form evaluasi

Form Penilaian Karyawan

CONTOH: TABEL RENCANA PELATIHAN

NAMA PELATIHAN
BULAN KE (TAHUN 2002)
Keterangan
1
2
3
4
5
6
7
8
10
11
12

Pengantar peraturan lingkungan Indonesia

X

Identifikasi dan evaluasi dampak lingkungan

X

Pengoperasian IPAL – sistem biologi

X

Teknik sampling dan analisa gas SO2

XX

lingkungan